protection des données PERSONNELLES - RGPD


Politique de protection des données personnelles mise en oeuvre par la société 19 Hz


Préambule
La société 19 Hz s’engage sur les principes essentiels pour le respect des droits fondamentaux et de la conformité à l’ensemble des lois et réglementation en vigueur.

Conformément aux grands principes définis par le RGPD, la société 19 Hz prend toutes les mesures nécessaires pour que vos données personnelles soient : 
- traitées de manière licite, loyale et transparente ;
- collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
- adéquates et pertinentes au regard des finalités des traitements ;
- conservées conformément aux durées de conservation définies ;
- traitées de façon à garantir une sécurité appropriée. 

1. Définition
« Collecter » : s’entend du fait de recueillir des données personnelles.

« Destinataire » est la personne, physique ou morale, ou l’organisme qui reçoit les données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

« Données à caractère personnel » ou « données personnelles » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, de manière directe ou indirecte, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Personne concernée » : est la personne physique dont les données font l’objet d’un traitement, à savoir dans le cadre de cette politique : les visiteurs de nos sites de recrutement, les candidats (ayant créé ou non un compte sur nos sites internet de recrutement) et les référents.

« Responsable de traitement » est la personne, physique ou morale, ou l’organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement des données personnelles.

« Traitement » : signifie toute opération ou ensemble d’opérations appliquées aux données personnelles quel que soit le procédé utilisé (par exemple : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, limitation, effacement ou destruction).

« Sous-traitant » : est la personne, physique ou morale, ou l’organisme qui traite des données personnelles pour le compte d’un Responsable de traitement.

2. Législation applicable
La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») est faite en application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés »)

3. Responsable des traitements
Le responsable des traitements est : 
19 Hz, SAS au capital de 5 500 €
Siège social: 2, rue Coysevox, Bureau 3, 69001 Lyon, France
892 306 598 RCS Lyon

4. Délégué à la protection des données- contact
Pour toute information concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par la société 19 Hz, contactez : 
19 Hz - Matthieu Chevrier, DG et délégué à la protection des données
2, rue Coysevox, Bureau 3, 69001 Lyon, France
E-mail : m.chevrier@19-Hz.com

5. Données collectées

5.1. Nature des données collectées
A l’occasion de la consultation de ses rubriques de « Recrutement » et « contact », la société 19 Hz est amenée à collecter des données personnelles vous concernant, en qualité de responsable de traitement. Dans le cadre de vos demandes d'informations, de devis, d'inscription à l'une de nos sessions ou autres services, la société 19 Hz peut être amené à traiter différents types de données personnelles, parmi lesquelles : 
- des données d’identification (par exemple : nom, prénom, coordonnées, etc.) ;
- des données personnelles (par exemple les informations d’ordre personnel indiquées dans votre curriculum vitae, fonction, entreprise pour laquelle vous exercer, etc.) ;
- des données relatives à la vie professionnelle et plus particulièrement les informations indiquées dans votre CV (par exemple formation, diplômes, parcours professionnel, compétences et qualifications, etc.) ;
- des données déclaratives (par exemple des informations données lors d'entretiens, d'échanges ou entretiens de recrutement, par vous ou sources tierces si elles sont pertinentes dans le cadre du traitement de votre candidature) ;
- des informations issues de vos réponses aux différents outils utilisés dans le cadre de nos processus d'information, d'inscription ou recrutement ;
- des données issues de solutions innovantes (entretiens vidéos pour des informations, présélection en vue d'une inscription ou d'un recrutement) ou des données techniques (par exemple données de connexion que vous utilisez pour accéder à notre site internet) ;
- des données relatives à votre profil (par exemple vos noms d’utilisateur et mot de passe) ;
- des données rendues publiques à votre initiative (par exemple : profils issus des réseaux sociaux à caractère professionnel).

Dans le cadre des formulaires de « Contact », la société 19 Hz collecte et traite vos nom, prénom, adresse e-mail, ainsi que l’ensemble des informations contenues dans le message.

5.2. Limitation de la collecte de données
Lors de ces collectes, la société 19 Hz s’engage à ne vous demander que les données personnelles strictement nécessaires à la finalité du traitement concerné (principe de minimisation).

5.3. Exactitude de vos données personnelles
Il vous appartient de vous assurer de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la mise à jour des données que vous transmettez à la société 19 Hz. La transmission de toute donnée inexacte, fausse ou incomplète peut vous portez préjudice dans le cadre du traitement de votre demande, inscription aux services de la société 19 Hz ou de votre candidature à la société. La société 19 Hz vous invite à l’informer en cas de modification de vos données personnelles survenant au cours de notre collaboration.

5.4. Données sensibles en matière de candidature
La société 19 Hz ne collecte pas de données personnelles sensibles (telles que la race ou l’origine ethnique, les croyances religieuses, la santé physique ou mentale ou l’orientation sexuelle) dans le cadre de ses processus ou d’activités liées au recrutement. Toutefois, la société 19 Hz  pourra être amenés à collecter des données sensibles vous concernant si vous lui fournissez volontairement ces données ou si elle est tenue de collecter ces données en raison des exigences légales, réglementaires ou conventionnelles qui lui incombent et plus particulièrement en vertu d’accord ou d’engagement pris vis-à-vis de régulateurs ou pris dans le cadre de contentieux de toute nature. 

6. Finalité des traitements
Les données personnelles collectées peuvent être utilisées pour les finalités liées à la gestion de votre compte prospect, client, ou candidat et au traitement de votre dossier, dont : 
- la prise de contact avec-vous par téléphone, chat ou e-mail en complément de l’examen de votre demande, dossier ou candidature ;
- l’organisation de tests et d’éventuels échanges ou entretiens si votre inscription ou candidature le nécessite ;
- la mise à disposition de solutions innovantes ;
- la gestion de vos demandes d’informations ;
- l'observation de la diversité et de la non-discrimination ;
- la gestion et l’organisation du respect des obligations légales, réglementaires, conventionnelles ou de conformité de la société ;
- la gestion des éventuels recours ou réclamation.

7. Traitement mis en œuvre

7.1. Sur les formulaires de contact
Les données collectées font l’objet de traitements effectués avec votre consentement sauf obligations légales ou réglementaires. Les données strictement nécessaires à l’examen de votre demande, sollicitation, inscription, ou candidature, et ayant pour finalité d’apprécier votre demande ou candidature font l’objet d’un traitement. Les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à l’appréciation de votre demande ou capacité à occuper l’emploi proposé dans le cadre d'une candidature, sont facultatives et n’ont pas à être communiquées à la société 19 Hz (par exemple, le recueil d’informations sur les loisirs est facultatif). 

7.2. Dans le cadre du processus d’examen de votre candidature
Le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement. Par l’envoi ou la transmission de votre candidature, vous consentez au traitement de vos données personnelles conformément aux finalités de la présente politique. Dans des cas très exceptionnels, certains traitements liés au processus de recrutement peuvent être justifiés par le respect des obligations légales, réglementaires, sectorielles ou par l’intérêt légitime de la société 19 Hz et de ce fait ne pas nécessiter votre consentement préalable. Le refus ou le retrait de votre consentement au traitement de tout ou partie de vos données personnelles pourra avoir des conséquences sur le traitement de votre candidature qui ne pourra être examinée équitablement par rapport aux autres candidatures. Par conséquent, ce retrait pourra constituer un désistement.

8. Destinataire des données liées aux candidatures
La société 19 Hz veille à ce que seules les personnes habilitées puissent accéder aux données personnelles. Toutes les données personnelles que vous transmettez dans le cadre d’une candidature sont communiquées à la société 19 Hz. La société 19 Hz peut être amenée à communiquer, quand cela est nécessaire, certaines de vos données personnelles aux différents services concernés (conseillers en recrutement, gestionnaires et assistants RH…) et à des managers pour des raisons organisationnelles, opérationnelles ou de gestion administrative ou pour répondre à nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

Dans le cadre de ses activités, des tiers (par exemple ses sous-traitants, ses prestataires ou ses conseils en recrutement externes) peuvent être destinataires ou avoir accès à certaines de vos données personnelles. Dans un tel cas, la société 19 Hz veille à ce que les transferts ou échanges soient nécessaires et effectués dans la limite de ces finalités, en y apportant toutes les garanties appropriées de protection des données.

A titre exceptionnel, certaines de vos données personnelles peuvent également être adressées, dans le respect des réglementation applicables, à des tiers en France ou à l’étranger à des fins de constatation, de sauvegarde ou de défense d’un droit en justice, dans le cadre d’enquêtes administratives ou pénales d’un ou plusieurs régulateurs, du respect d’engagements pris à leur égard ou dans le cadre de contentieux judiciaires de toute nature.

Certaines de vos données personnelles peuvent ainsi notamment être transmises non seulement aux régulateurs ou autorités judiciaires mais également aux conseils de la société 19 Hz et ceux des autres parties au procès, ainsi qu’à ces parties elles-mêmes. Dans un tel cas, la société 19 Hz veille à ce que les données transférées ou échangées soient pertinentes et nécessaires aux finalités visées ci-dessus. 

9. Transfert de données hors de l’Union Européenne
Au regard de l’organisation internationale et des activités de la société 19 Hz, des données personnelles sont susceptibles d’être transférées, conformément aux finalités prévues par les traitements, à des prestataires, des sous-traitants ou des partenaires situés dans un pays de l’Union Européenne ou hors Union Européenne.

Pour l’accomplissement des finalités mentionnées ci-dessus, la société 19 Hz peut être amenés à communiquer les informations recueillies aux personnes en charge du recrutement et services concernés, aux personnes morales du groupe, à ses partenaires, ainsi qu’à ses sous-traitants et prestataires établis dans ou en dehors de l’Union Européenne (UE).

Ces derniers peuvent ainsi être amenés à vous contacter directement, à partir des coordonnées que vous nous avez communiquées, afin de vous proposer des postes correspondant à votre profil au sein de notre groupe. Potentiellement, des transferts d’informations ou de données personnelles vers des pays non-membres de l’UE peuvent intervenir et être soumis à des législations ou des réglementations différentes de celles applicables dans l’Union Européenne.

Les données collectées dans le cadre de la gestion des candidatures ne font pas l’objet d’un transfert en dehors de l’Union Européenne.

10. Durée de conservation
Vos données personnelles seront conservées pour la période nécessaire à l’aboutissement des processus de demande, d'inscription ou de souscription à nos services, et de recrutement. Sauf demande contraire de votre part, vos données personnelles sont conservées afin d’étudier la possibilité de vous proposer d’autres services, offres, ou postes susceptibles de correspondre à votre profil et ce pendant une durée maximale de deux (2) ans à compter de votre dernier contact avec la société 19 Hz. Les résultats des tests qui vous seront éventuellement proposés au cours du processus de recrutement font l’objet d’un traitement spécifique et seront conservés 12 mois après avoir été réalisés.

11. Droits des personnes concernées
Dans le cadre des traitements de données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits prévus par le RGPD. Dans les limites et conditions autorisées par ladite Réglementation, vous pouvez lorsque cela est applicable :
- demander l’accès à vos données personnelles (droit d’accès) ;
- faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données personnelles (droit de rectification et d’effacement), étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées et si le traitement était basé sur le consentement ;
- vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes ;
- demander une limitation des traitements de vos données personnelles (droit à la limitation) ;
- introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- recevoir ou demander le transfert de vos données personnelles vous concernant et que vous avez fournies à la société 19 Hz (droit à la portabilité).

Vous avez la possibilité de désigner une personne à laquelle la société 19 Hz pourra communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. 

L’exercice de ces droits est soumis à un certain nombre de conditions prévues par la réglementation applicable et doivent être exercés conformément à celles-ci. Vous avez la possibilité d’adresser vos questions directement à nos correspondants « Délégué à la Protection des Données », en écrivant à l’adresse suivante : contact@19-Hz.com

12. Cookies
Des données indirectement nominatives, à usage statistique, peuvent par ailleurs être utilisées afin de gérer votre connexion et votre navigation. Cela permet à la société 19 Hz de mieux comprendre votre comportement sur le site et ainsi optimiser votre navigation.

Vous pouvez accepter ou refuser le dépôt de cookies à tout moment. 

Lors de votre première connexion sur le site web de 19 Hz, une bannière présentant brièvement des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparaît en bas de votre écran. Cette bannière vous avertit qu’en poursuivant votre navigation sur le site web de 19 Hz (en chargeant une nouvelle page ou en cliquant sur divers éléments du site par exemple), vous acceptez le dépôt de cookies sur votre terminal. Vous êtes également réputé avoir donné votre accord au dépôt de cookies en cliquant sur l’icône « X » à droite de la bannière figurant en bas de votre écran.

Selon le type de cookie en cause, le recueil de votre consentement au dépôt et à la lecture de cookies sur votre terminal peut être impératif. 

Les cookies exemptés de consentement
Conformément aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), certains cookies sont dispensés du recueil préalable de votre consentement dans la mesure où ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du site internet ou ont pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique.

Il s’agit notamment des cookies d’identifiant de session, d’authentification, de session d’équilibrage de charge ainsi que des cookies de personnalisation de votre interface.

Ces cookies sont intégralement soumis à la présente politique dans la mesure où ils sont émis et gérés par 19 Hz.

Les cookies nécessitant le recueil préalable de votre consentement
Cette exigence concerne les cookies émis par des tiers et qui sont qualifiés de « persistants » dans la mesure où ils demeurent dans votre terminal jusqu’à leur effacement ou leur date d’expiration. De tels cookies étant émis par des tiers, leur utilisation et leur dépôt sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité dont vous trouverez un lien ci-dessous.

Cette famille de cookie regroupe les cookies de mesure d’audience (notamment Google Analytics), les cookies publicitaires (auxquels 19 Hz n’a pas recours) ainsi que les cookies de partage de réseaux sociaux (notamment de Facebook, Twitter, LinkedIn, et Instagram). Les cookies de mesure d’audience établissent des statistiques concernant la fréquentation et l’utilisation de divers éléments du site web (comme les contenus/ pages que vous avez visité). Ces données participent à l’amélioration de l’ergonomie du site web de 19 Hz. Un outil de mesure d’audience est utilisé sur le présent site internet : Google Analytics dont la politique de confidentialité est disponible à partir du lien suivant.

Les cookies de partage des réseaux sociaux sont émis et gérés par l’éditeur du réseau social concerné. Sous réserve de votre consentement, ces cookies vous permettent de partager facilement une partie du contenu publié sur le site de 19 Hz, notamment par l’intermédiaire d’un « bouton » applicatif de partage selon le réseau social concerné.

Quatre types de cookies de partage des réseaux sociaux sont présents sur le site de 19 Hz : 
- Facebook, dont vous pouvez consulter la politique en matière de cookies en cliquant sur le lien suivant
- LinkedIn, dont vous trouverez la politique relative aux cookies en cliquant sur le lien suivant
- Twitter, dont vous trouverez les options dédiées au contrôle ou à la restriction de l’utilisation des cookies ainsi que la politique d’utilisation des cookies sur le lien suivant
- Instagram, dont vous trouverez les options dédiées au contrôle ou à la restriction de l’utilisation des cookies ainsi que la politique d’utilisation des cookies sur le lien suivant
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La plupart des navigateurs Internet sont configurés par défaut de façon à ce que le dépôt de cookies soit autorisé. Votre navigateur vous offre l’opportunité de modifier ces paramètres standards de manière à ce que l’ensemble des cookies soit rejeté systématiquement ou bien à ce qu’une partie seulement des cookies soit acceptée ou refusée en fonction de leur émetteur. 

Nous attirons votre attention sur le fait que le refus du dépôt de cookies sur votre terminal est néanmoins susceptible d’altérer votre expérience d’utilisateur ainsi que votre accès à certains services ou fonctionnalités du présent site web. Le cas échéant, 19 Hz décline toute responsabilité concernant les conséquences liées à la dégradation de vos conditions de navigation qui interviennent en raison de votre choix de refuser, supprimer ou bloquer les cookies nécessaires au fonctionnement du site. Ces conséquences ne sauraient constituer un dommage et vous ne pourrez prétendre à aucune indemnité de ce fait.

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Pour de plus amples informations concernant les outils de maîtrise des cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL

14. Politique de sécurité des données
La société 19 Hz prend toutes les mesures de sécurité appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, en vue notamment de les protéger contre toute perte, destruction accidentelle, altération, ou accès non autorisé. La sécurité est essentielle dans le cadre de ses activités.

Quand la société 19 Hz recours à des sous-traitants ou à des prestataires, elle les choisit au regard des critères de qualité et de sécurité qu’ils sont en mesure d’offrir. A ce titre, elle impose à ses sous-traitants et à ses prestataires des règles de confidentialité au moins équivalentes aux siennes. Des mesures permettant de contrôler les accès aux traitements et de sécuriser les communications des données personnelles sont mises en œuvre. Elle privilégie le recours à des techniques rendant anonymes vos données dès que cela est possible ou nécessaire. 

15. Recours
L’autorité de contrôle est la CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – www.cnil.fr