L’intelligence collective à distance, est-ce que ça marche ?

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Tel est l’enjeu majeur actuel du management d’une équipe virtuelle. Faut-il travailler différemment, réapprendre à communiquer, adapter ses méthodes ou revoir sa productivité ? Nous aussi nous nous sommes posé ses questions et voici notre conclusion : l’intelligence collective à distance, avec le bon outil, c’est mieux !

Le choix de l’outil est primordial

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L’intelligence collective, si elle n’est pas nouvelle, est une force que de plus en plus d’entreprises (re)découvrent. Elles ont beau être bombardées de "quick-wins",de solutions prétendument simples, elles se rendent bien compte que les problèmes auxquels elles font face sont souvent complexes et nécessitent la mise en commun de savoir-faire spécifiques. Alors quand il s’agit de réfléchir« ensemble », d’apporter chacun ses connaissances, ses expériences et les mettre au service du groupe, de s’entraider, de communiquer efficacement, etc., et qu’en plus toutes les parties prenantes sont disséminées géographiquement, trouver le bon outil est primordial.

"L’intelligence collective c’est d’abord une rencontre — le lieu de cette rencontre a beaucoup d’importance."

Le principe de base de l’intelligencecollective est que c’est dans la diversité, en croisant les expériences, savoirs et sensibilités des acteurs du projet, qu’émerge une solution qui satisfasse toutes les contraintes liées au problème à résoudre. Si les conditions de confiance, de respect et de volonté commune ne sont pas réunies, les opinions s’entrechoquent et le seul espoir est dans le compromis.

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Il est donc nécessaire de trouver un espace où tout le monde peut s’exprimer, verbalement a fortiori, mais également sous d’autres formes avec le minimum de contraintes. C’est l’effet« tableau blanc » ! Dans une salle de réunion, quand les discussions autour de la table s’enlisent, un schéma simple sur un tableau blanc suffit souvent à mieux se comprendre.

À distance, l’idée de créer un lieu où tout le monde peut s’exprimer est la même, mais il faut reconnaître que les barrières sont plus difficiles à lever pour créer cet espace commun : qualité de la bande passante, appréhension de l’outil, fluidité des transitions entre les outils, format imposé, etc. Bien souvent, nous sommes forcés d’adapter notre manière de travailler (voire notre manière d’être) à l’outil choisi sous prétexte que ce dernier fonctionne pour le plus grand nombre. Le résultat : une perte qualitative dans la co-construction.

Miro, l’outil de co-construction le plus accessible

Il n’y a pas (encore) d’outils parfaits pour co-construire à distance (ni d’ailleurs en présentiel), mais Miro, dans notre expérience, est celui qui nous semble le plus accessible pour des participants aux profils variés. Miro permet relativement intuitivement à chacun de s’exprimer sur plusieurs canaux simultanément :

• le tableau blanc (texte, schéma, dessins, photos...)
• le chat
• l’audio
• la visioconférence
• les notes, commentaires, historique, etc. en asynchrone.

Miro permet également d’alterner les modes de collaboration :

• montante — en mode atelier
• descendante — en mode présentation
• asynchrone — chacun à son rythme
• interactive — documents partagés, exercices ludiques, votes, etc.

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La grande force de Miro réside, finalement, en lui-même. C’est-à-dire qu’il n’enferme pas les participants dans un schéma de travail imposé avec une méthode spécifique de collaboration.Beaucoup de logiciels issus des méthodes agiles, en vogue notamment pour le développement d’expérience digitale, vous impose de penser « par carte ».Avec Miro, vous pouvez bien sûr créer des cartes, mais vous n’y êtes pas obligé.

Ce qui rend Miro unique - et qui en déroute plus d’un au premier essai - , est que son espace de travail est infini. Au premier abord, on peut d’ailleurs avoir l’impression de s’y perdre.On peut aisément zoomer ou dé-zoomer pour passer d’une vision macro à une vision micro et vice versa. Cette mise en abîme permanente est perturbante, tout du moins au début.

"Miro nécessite une période d’adaptation, mais après celle-ci, l’outil n’est plus une contrainte à l’échange."

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Miro adapte le mode de déplacement à votre configuration (ordinateur ou tablette, souris, trackpad ou écran tactile, etc.) et ainsi rendre l’expérience réellement fluide. Les astuces de « carte »,« pleine page », « frame », etc. permettent finalement des’y retrouver assez facilement dans cet espace de travail.

Pour mettre à l’aise tous nos participants, nous à 19 Hz avons fait le choix de consacrer environ 1 heure à l’appréhension de Miro :

• Un rendez-vous technique de 15 min en ligne, pour vérifier l’accès et les configurations de chaque participant à Miro ;
• Un exercice individuel d’environ 15 min à réaliser avant le premier jour, pour se familiariser avec les fonctionnalités basiques de Miro et se repérer ;
• Une première matinée« descendante » pour observer nos mentors utiliser Miro et comprendre « ce que font les autres participants » ;
• Un premier atelier de 30 min qui permet d’utiliser Miro en petits groupes.

Hormis quelques rares exceptions, Miro est adopté par tous les participants au bout de la première journée de travail, quelle que soit leur configuration technique et compétence informatique. Surtout, il permet de mettre tout le monde sur un pied d’égalité et l’on peut ainsi se concentrer sur l’essentiel.

Miro, l’outil qui augmente l’intelligence collective

La« collaboration » sur Miro est tout simplement bluffante. Certes, d’autres outils offre une expérience collaborative similaire, mais il faut tout de même reconnaître que les fondamentaux sont là : tous les participants sont visibles avec leur flèche de couleur et leur nom (maintenant même les visiteurs peuvent ajouter leur nom, avec leur vignette « avatar » en haut à droite). Surtout, on peut se suivre, soit en décidant de suivre un autre participant, soit en forçant tous le monde à vous suivre. Fonctionnalité extrêmement utile à l’usage.

À part quelques fonctionnalités très pratiques pour le facilitateur, vos participants pourront faire ce qu’ils veulent sur votre espace et modifier facilement son contenu. Si certains préfèrent limiter les droits des participants, ils le peuvent, mais de notre avis cela va à l’encontre de l’idée d’intelligence collective… L’utilisation de « lock » permet de fixer des éléments sur le tableau afin d’éviter qu’ils ne soient manipulés par erreur. Il y a même un « double lock » pour les facilitateurs si nécessaire.

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Miro dispose de nombreux modèles facilement intégrables dans votre espace. Et si vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut, la communauté Miro verse permet d’accéder aux nombreuses créations d’autres utilisateurs. Mais même sans cela, avec la variété des outils disponibles (post-it, formes, dessins, tableaux, flèches, images, vidéo, etc.), en quelques clics, un groupe peut poser les éléments clés de la conversation et ainsi visuellement interagir pour ajouter des éléments et enrichir la discussion. La co-construction est tout simplement évidente avecMiro.

"Miro permet de trouver rapidement une manière de travailler qui convienne à tous." 

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Pour les groupes plus aguerris à la co-construction, Miro offre des solutions simples qui facilitent l’exercice tel que le « timer » ou « le vote ».Les « frames » permettent également la création de sous-espaces pour, soit structurer le travail (ex.. bac à sable, espace individuel ou collectif, etc.), soit rassembler l’essentiel et synthétiser. Les commentaires permettent également d’échanger sur un élément spécifique. Enfin, les « tags »et/ou les « emojis » permettent de prioriser et/ou classifier facilement les différents éléments.

"Miro prolonge l’expérience collective au-delà de la réunion de travail."

Si en présentiel, l’expérience d’intelligence collective est puissante, de retour à son bureau il est compliqué de se souvenir de tout… Certains prennent des photos des post-its sur les tableaux, se dépêchent d’envoyer un e-mail récapitulatif, etc.

Bref, une fois la réunion terminée, l’expérience collective s’arrête. Avec Miro, ce n’est pas le cas. Le fruit de votre travail d’équipe est toujours disponible (même sur smartphones) et chacun peut contribuer à son rythme jusqu’à la prochaine réunion.

Également, avec les « frames »Miro permet de présenter le résultat de votre séance de travail à vos parties prenantes en reprenant les éléments clés dans une présentation de type« PowerPoint » directement dans Miro. Si jamais une des parties prenantes vous interroge sur un élément qui n’est pas présent dans vos slides, alors il suffit de dé zoomer et vous diriger directement sur l’élément du tableau qui répondra à sa question.

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Miro, l’outil qui augmente la productivité

Par son accessibilité, sa versatilité et sa simplicité, Miro permet vraiment de stimuler l’intelligence collective et ainsi de rendre les équipes plus créatives et plus performantes dans la résolution de problèmes complexes. Mais Miro, par ses qualités collaboratives et visuelles est également un outil puissant pour le partage des connaissances, et permet aux collaborateurs de l’entreprise une compréhension partagée et donc un alignement sur les enjeux à relever ensemble.

Avec les multiples intégrations disponibles, Miro se connecte avec la plupart de vos outils existants. Pour ne citer que celles-ci, nous avons intégré Miro avec les outils suivants :

• Google Drive : accéder facilement à vos fichiers et visualiser directement depuis Miro ;
• Slack : inviter ou partager votre espaceMiro dans le fil de vos conversations. Voir les commentaires ou notifications faites sur Miro directement dans Slack ;
• Typeform : pour visualiser les réponses d’enquêtes (ex.. enquêtes utilisateurs) ;
• Marvel Pop : pour réaliser les 1ers prototypes numériques et les tester.

En plus de Miro, nous utilisons Mentimeter

Une chose qui nous semble importante pour la co-construction et en particulier quand celle-ci se fait à distance, c'est d’avoir des moments d’échanges informels ou l’on peut se distraire et s’amuser. Si nous n’avons pas encore trouvé de solution virtuelle de « machine à café », nous incorporons systématiquement des moments plus détendus dans nos séances de travail collaboratives.

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Nous aimons particulièrement Mentimeter, une application qui rend les présentations interactives en permettant aux participants d’utiliser leur smartphone pour interagir avec le groupe sans ajouter de nouvel onglet/écran.Les animations de quizz et nuages de mots sont superbes et vous bénéficiez en plus — pendant les moments descendants — d’un « questions-réponses » et de prise de pouls de l’audience.

En conclusion

L’expérience de l’intelligence collective est source de créativité et d’innovation, mais pas seulement… Elle participe également à la motivation et l’engagement des collaborateurs et soude une équipe. Cette expérience est augmentée grâce aux outils de collaboration tels que Miro et permet de rapprocher les participants malgré la distance. Cette approche « humaine » du travail à distance est au cœur de notre modèle : c’est le téléprésentiel.

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